Pengertiaan, Tujuan dan Format Laporan Stock Opname (Persediaan Barang)

Kartu Persediaan Barang

Tulisan ini merupakan lanjutan dari tulisan sebelumnya tentang Stock Opname Wajib Dibuat oleh Bendahara. Tulisan kali akan membahas tentang pengertian stock opname, tujuan dan format laporan stock opname.

Pengertian Stock Opname
Bagi sebagian kalangan orang, stock opname adalah hal baru. Namun bagi mereka yang sehari-harinya bekerja di perusahaan, tentu istilah ini tak asing lagi. Apalagi bagi mereka yang bekerja di swalayan, stock opname diibaratkan seperti makanan sehari-hari.

Stock Opname adalah kegiatan penghitungan secara fisik atas persediaan barang yang dibeli dan yang digunakan serta siapa yang menggunakan. Nah, kegiatan ini sejatinya untuk mengetahui secara akurat dan pasti terhadap pencatatan pembukuan yang telah dilakukan.

Jadi stock opname bisa dikatakan sebagai fungsi dari salah satu sistem pengendalian internal. Kegiatan stock opname ini merupakan kegiatan yang cukup menyita waktu dan tenaga karena harus memeriksa secara detail dan rinci terhadap barang yang ada, jumlah masuk dan keluar serta siapa yang menggunakan harus tercover dalam laporan stock opname.

Tujuan Stock Opname
Kegiatan stock opname pada dasarnya bertujuan untuk mengetahui jumlah barang persediaan yang dimiliki, jumlah barang yang digunakan dan jumlah barang yang tersisa serta siapa-siapa saja yang menggunakan barang-barang tersebut. Pencatatannya sesuai dengan transaksi barang masuk dan keluar.

Meskipun tujuan utamanya adalah mencatat pembukuan barang akan diketahui juga jumlah kas yang sudah digunakan dan sisa kas yang masih tersedia secara tunai. Dengan demikian bendahara akan mengetahui barang apa saja yang potensi penggunaanya lebih banyak dan sedikit sehingga pada saat penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) tahun berikutnya bisa lebih tepat.

Format Laporan Stock Opname
Seperti sudah disebutkan sebelumnya bahwa laporan stock opname terhadap barang yang dimiliki oleh sekolah dibuat dalam bentuk Kartu Persediaan Barang, Buku Persediaan Barang dan Rekapitulasi Persediaan Barang. Masing-masing sudah memliki format tersendiri. Format tersebut dapat didownload pada link berikut ini.

1. Download Contoh Format Kartu Persediaan
2. Download Contoh Format Buku Persediaan
3. Download Contoh Rekap Persediaan

Barang-barang yang harus dibuat Persediaan apa saja? Untuk persediaan barang maka intinya harus berwujud barang, antara lain

1. Bahan Habis Pakai seperti ATK (Alat Tulis Kantor), Bahan/Alat Kebersihan (Termasuk Pengharum Ruangan), Materai/Perangko/Benda Pos, Peralatan Listrik, BBM dan Bahan Pakai Habis lainnya.
2. Bahan Material seperti Obat-obatan/P3K, Material, Bahan Praktik dan Bahan Hurugan
3. Barang Cetak, penggandaan dan penjilidan
4. Makanan dan Minuman seperti makanan dan minuman harian, rapat, tamu dan kegiatan.
5. Pakaian adat, batik, olahraga dan pakaian khusus lainnya.

Masing-masing dari jenis barang tersebut harus dibuat Kartu Persediaan, Buku Persediaan dan Rekap Persediaannya setiap jenis barang. Catatlah barang masuk sesuai dengan kuitansi pembelian/pengadaan barang tersebut. Selanjutnya catat pula jumlah barang, merek dan spesifikasinya.

Selanjutnya jika ada yang mengambil barang tersebut, catatlah nama guru yang mengambil dan juga tanggal pengambilan barang tersebut. Termasuk jumlah barang yang diambil dan sisa barang yang tersedia. Jangan lupa juga buat rekap terhadap barang-barang tadi yang sudah dibuat kartu persediaan dan buku persediaan.