Pengertiaan, Tujuan dan Format Laporan Stock Opname (Persediaan Barang)

Kartu Persediaan Barang

Tulisan ini merupakan lanjutan dari tulisan sebelumnya tentang Stock Opname Wajib Dibuat oleh Bendahara. Tulisan kali akan membahas tentang pengertian stock opname, tujuan dan format laporan stock opname.

Pengertian Stock Opname
Bagi sebagian kalangan orang, stock opname adalah hal baru. Namun bagi mereka yang sehari-harinya bekerja di perusahaan, tentu istilah ini tak asing lagi. Apalagi bagi mereka yang bekerja di swalayan, stock opname diibaratkan seperti makanan sehari-hari.

Stock Opname adalah kegiatan penghitungan secara fisik atas persediaan barang yang dibeli dan yang digunakan serta siapa yang menggunakan. Nah, kegiatan ini sejatinya untuk mengetahui secara akurat dan pasti terhadap pencatatan pembukuan yang telah dilakukan.

Jadi stock opname bisa dikatakan sebagai fungsi dari salah satu sistem pengendalian internal. Kegiatan stock opname ini merupakan kegiatan yang cukup menyita waktu dan tenaga karena harus memeriksa secara detail dan rinci terhadap barang yang ada, jumlah masuk dan keluar serta siapa yang menggunakan harus tercover dalam laporan stock opname.

Tujuan Stock Opname
Kegiatan stock opname pada dasarnya bertujuan untuk mengetahui jumlah barang persediaan yang dimiliki, jumlah barang yang digunakan dan jumlah barang yang tersisa serta siapa-siapa saja yang menggunakan barang-barang tersebut. Pencatatannya sesuai dengan transaksi barang masuk dan keluar.

Meskipun tujuan utamanya adalah mencatat pembukuan barang akan diketahui juga jumlah kas yang sudah digunakan dan sisa kas yang masih tersedia secara tunai. Dengan demikian bendahara akan mengetahui barang apa saja yang potensi penggunaanya lebih banyak dan sedikit sehingga pada saat penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) tahun berikutnya bisa lebih tepat.

Format Laporan Stock Opname
Seperti sudah disebutkan sebelumnya bahwa laporan stock opname terhadap barang yang dimiliki oleh sekolah dibuat dalam bentuk Kartu Persediaan Barang, Buku Persediaan Barang dan Rekapitulasi Persediaan Barang. Masing-masing sudah memliki format tersendiri. Format tersebut dapat didownload pada link berikut ini.

1. Download Contoh Format Kartu Persediaan
2. Download Contoh Format Buku Persediaan
3. Download Contoh Rekap Persediaan

Barang-barang yang harus dibuat Persediaan apa saja? Untuk persediaan barang maka intinya harus berwujud barang, antara lain

1. Bahan Habis Pakai seperti ATK (Alat Tulis Kantor), Bahan/Alat Kebersihan (Termasuk Pengharum Ruangan), Materai/Perangko/Benda Pos, Peralatan Listrik, BBM dan Bahan Pakai Habis lainnya.
2. Bahan Material seperti Obat-obatan/P3K, Material, Bahan Praktik dan Bahan Hurugan
3. Barang Cetak, penggandaan dan penjilidan
4. Makanan dan Minuman seperti makanan dan minuman harian, rapat, tamu dan kegiatan.
5. Pakaian adat, batik, olahraga dan pakaian khusus lainnya.

Masing-masing dari jenis barang tersebut harus dibuat Kartu Persediaan, Buku Persediaan dan Rekap Persediaannya setiap jenis barang. Catatlah barang masuk sesuai dengan kuitansi pembelian/pengadaan barang tersebut. Selanjutnya catat pula jumlah barang, merek dan spesifikasinya.

Selanjutnya jika ada yang mengambil barang tersebut, catatlah nama guru yang mengambil dan juga tanggal pengambilan barang tersebut. Termasuk jumlah barang yang diambil dan sisa barang yang tersedia. Jangan lupa juga buat rekap terhadap barang-barang tadi yang sudah dibuat kartu persediaan dan buku persediaan.

Read More

Stock Opname Wajib Dibuat oleh Bendahara BOS?

Stock Opname (Kartu Persediaan) ATK

Bantuan Operasional Sekolah (BOS) adalah program Pemerintah Pusat untuk penyediaan pendanaan biaya operasi personalia dan non-personalia bagi Sekolah yang bersumber dari dana alokasi khusus nonfisik.

Bantuan yang diberikan ke sekolah-sekolah mulai dari SD, SMP, SMA/SMK dan sederajat ini pada dasarnya bertujuan untuk meningkatkan akses dan mutu pendidikan sebagai salah satu prioritas pembangunan nasional.

Oleh karenanya, dana BOS yang sudah disalurkan ke sekolah-sekolah harus dikelola dengan baik, tertib, transparan dan akuntabel sehingga tujuan utamanya dapat tercapai. Ada rambu-rambu yang harus dipatuhi oleh tim manajemen BOS di tingkat sekolah agar dana BOS yang diterima bisa tepat sasaran.

Artinya, dana BOS dimanfaatkan untuk kegiatan-kegiatan sekolah sesuai dengan petunjuk teknis yang dan jangan sampai dana BOS dimanfaatkan untuk kegiatan-kegiatan yang dilarang dalam petunjuk teknis BOS.

Salah satu bentuk pengelolaan BOS yang baik, tertib, akuntabel dan transparan adalah dengan membuat administrisi penglolaan dana BOS secara tertib. Inilah yang menjadi salah satu tugas penting Bendahara BOS selaku pengelola dana BOS. Memang sangat berat menjadi bendahara BOS, namun ketika sudah diberi amanah, maka harus dijalankan dengan baik dan tanggung jawab.

Penyelenggaraan administrasi BOS yang tertib akan memberikan dampak positif bagi tim manajemen BOS tingkat sekolah dan lembaga sekolah itu sendiri. Banyak sekali administrasi BOS yang harus dilengkapi oleh bendahara BOS di sekolah mulai dari perencanaan anggaran, penggunaan dan pelaporannya. Semuanya harus dibuat secara lengkap.

Beberapa administrasi BOS yang harus dibuat oleh bendahara BOS misalnya Buku Kas Umum, Buku Pembantu Kas, Buku Pembantu Bank, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu Rincian Obyek Belanja, Rekapitulasi Realisasi Dana BOS, Stock Opname Barang dan masih banyak lagi.

Salah satu administrasi yang harus dilengkapi oleh Bendahara BOS adalah Stock Opname Barang yang teridiri dari Kartu Persediaan Barang, Buku Persediaan dan Rekapitulasi Persediaan Barang yang dibeli menggunakan dana BOS. Tentu ini menjadi tugas bendahara BOS semakin berat.

Yang menjadi pertanyaan, apakah ini memang benar-benar tugas bendahara BOS? Bukankah bendahara BOS bertugas mengeluarkan uang untuk belanja, mencatat setiap belanja dan melengkapi LPJ nya? Bukankah semestinya stock opname barang menjadi pengurus barang/inventaris?

Jika melihat fungsi dan tujuan stock opname, menurut penulis, pembuatan stock opname merupakan tugas dari pengurus barang/inventaris sekolah. Dalam format laporan stock opname yang terdiri dari kartu persediaan, buku persediaan dan rekapitulasi persediaan tersebut ditanda tangani oleh petugas pengurus barang dan kepala sekolah, bukan bendahara dan kepala sekolah.

Hal tersebut berbeda dengan laporan administrasi BOS seperti buku kas umum yang ada tanda tangan bendahara dan kepala sekolah, tentu ini menjadi tugas dan kewajiban bendahara bukan pengurus barang/inventaris sekolah.

Entah siapa yang harus membuat administrasi Stock Opanme, terlepas siapa yang berkewajiban menyusun laporan Stock Opname, yang lebih penting adalah, Laporan Stock Opname Wajib dibuat sesuai dengan belanja barang yang menggunakan dana BOS. Lalu apa itu stock opname? Bagaimana format laporannya? Silahkan baca pada postingan selanjutnya tentang Pengertian, Tujuan dan Format Laporan Stock Opname

Read More